สวัสดีค่ะ ผู้อ่านทุกท่านกลับมาพบกันอีกแล้วนะคะ ใน Blog แห่งนี้ วันนี้ดิฉันเองก็มีสาระที่น่าสนใจนำมาฝากผู้อ่านกันอีกเช่นเคยค่ะ ! ในช่วงโรค COVID-19 ที่กำลังระบาดนี้ ดิฉันเชื่อว่าหลายคนเลยกำลังประสบปัญหาต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเงินทอง หรือการต้องกักตัว เบื่อๆ เซงๆ อยู่ที่บ้าน ยังไงก็ตามไม่ว่าใครที่กำลังพบเจอปัญหาใดอยู่ ดิฉันก็ขอให้ทุกท่านผ่านพ้นไปได้ด้วยดีในที่สุดนะคะ เรามาสู้ไปด้วยกัน!
วันนี้ดิฉันจะมีสาระน่ารู้เกี่ยวกับอาชีพมาฝากกันค่ะ เป็นอีก 1 อาชีพที่มีความสำคัญต่อองค์กรต่างๆมาก แต่ยังไม่ค่อยเป็นที่พูดถึงมากพอสมควรเลยในประเทศไทย ทั้งๆที่ในต่างประเทศ เช่น ประเทศอเมริกานั้น อาชีพนี้เป็นอีกหนึ่งอาชีพที่องค์กรมองหาอยู่ตลอด และอีกทั้งยังได้เงินเดือนที่สูงอีกด้วย
นั่นก็คือ อาชีพ นักจัดการเอกสาร นั่นเองค่ะ !! หรือภาษาอังกฤษที่ใช้คำว่า Records Manager, Records management specialist, Digital records manager และอื่นๆ อ่านดูแล้วคุ้นๆกันบ้างมั้ยคะ? สงสัยมั้ยคะว่าอาชีพนี้ทำอะไร แล้วอาชีพนี้คืออะไร ไปอ่านกันเลยค่ะ !
ที่มาภาพ : https://www.scanningandindexing.com/company-needs-effective-records-management-policy/
นักจัดการเอกสาร มีหน้าที่ดูแลและควบคุมเอกสารให้เป็นระบบระเบียบ โดยนักจัดการเอกสารมีหน้าที่ตั้งแต่การดูแลขั้นตอนการกำหนดของเอกสารนั้นๆ หรือการได้รับเอกสารมาสู่องค์กร ไปตลอดจนการนำเอกสารมาประเมินผลเพื่อใช้ประโยชน์ในองค์กร และยังมีหน้าที่ในการนำเอาเอกสารเหล่านั้นไปจัดเรียงเพื่อจัดเก็บให้เป็นระเบียบ อีกทั้งนักจัดการเอกสารยังมีสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลในเอกสารทั้งหมดขององค์กร และท้ายสุดคือหน้าที่ในการจำกัดเอกสารที่ไม่ได้ใช้แล้วขององค์กร และนอกจากนี้ นักจัดการเอกสารยังมีหน้าที่ดังต่อไปนี้
- ดูแลในการเปลี่ยนถ่ายข้อมูลของเอกสารในกระดาษมาสู่การจัดเก็บข้อมูลนั้นลงเป็นอิเล็กทรอนิกส์
- การเขียนรายงานหรือการสร้างสิ่งพิมพ์
- เป็นฝ่ายประชาสัมพันธ์ให้แก่การสอบถามข้อมูลของลูกค้า หรือการขอข้อมูลของลูกค้า
- การจัดประเภทและการจัดทำดัชนีระเบียน
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารสามารถเข้าถึงได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องนำมาใช้
- ให้การฝึกอบรมแก่เจ้าหน้าที่ที่ต้องการการเข้าถึงเอกสารหรือมีความรับผิดชอบในการรักษาเอกสาร
และจากหน้าที่ของนักจัดการเอกสารที่ได้เขียนไว้ข้างต้นแล้ว ในบางองค์กรอาจมีการรวมนักจัดการเอกสารเข้ากับตำแหน่งเหล่านี้อีกด้วย
- ผู้จัดการโครงการ (การจัดการข้อมูลเป็นองค์ประกอบหลักของการจัดการโครงการ)
- ผู้จัดการด้านไอที
- เจ้าหน้าที่ควบคุมและปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือผู้จัดการฝ่ายกำกับดูแล
- นักจัดเก็บจดหมายเหตุ
แล้วองค์กรที่ส่วนมากต้องการนักจัดการเอกสารมีองค์กรใดบ้าง?
ส่วนมากจะเป็นองค์กรที่ต้องมีการเก็บหรือใช้ข้อมูลจำนวนมากซึ่งก็จำเป็นต้องพึ่งพาทักษะของนักจัดการเอกสาร หรือหน่วยงานที่มีความจำเป็นต้องมีการจัดเก็บข้อมูลไว้อย่างดี เช่น โรงพยาบาล หรือองค์กรสถาบันการเงิน โรงเรียน มหาวิทยาลัย รวมไปถึงองค์กรอื่นๆ
และหากนักจัดการเอกสารนั้นมีประสบการณ์มาก ก็สามารถผันตัวเป็นฟรีเลนซ์ หรือเป็นที่ปรึกษาให้แก่องค์กร
 |
| ที่มาภาพ : https://www.bitrix24.com/about/blogs/tasks-projects/example-records-management-with-business-process.php |
คุณสมบัติของนักจัดการเอกสาร
ซึ่งปกติแล้วนักจัดการเอกสารต้องมีวุฒิปริญญาตรีเป็นอย่างน้อย ในด้านการจัดการข้อมูล เช่น สาขาวิทยาการคอมพิวเตอร์, สาขาบรรณารักษศาสตร์และสารสนเทศศาสตร์, สาขาวิชาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
และบริษัทส่วนมากก็ต้องการคนที่มีประสบการณ์มาบ้างแล้ว ซึ่งอาจหาประสบการณ์ได้จากการฝึกงาน หรือทำงานอาสา ที่เกี่ยวกับการจัดการข้อมูล หรืองานเอกสารต่างๆ เพื่อมาใช้ยื่นสมัครในตำแหน่งนักจัดการเอกสารตามองค์กร
ทักษะที่จำเป็นของนักจัดการเอกสาร
- มีความอดทน
- มีความรอบคอบและความพิถีพิถัน
- มีความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญ
- มีทักษะในการแก้ปัญหาที่ดี
- มีทักษะในการวิเคราะห์
- มีทักษะในการบริหาร
- มีทักษะในการจัดระบบ
- ทักษะการสื่อสารและการมีอิทธิพล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องการให้เพื่อนร่วมงานส่งมอบบันทึกหรือใช้ระบบอย่างถูกต้อง
- มีความมั่นใจในการใช้ฐานข้อมูลซอฟต์แวร์และระบบปฏิบัติการตามความต้องการและตามมาตรฐาน
- มีทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่แข็งแกร่ง รวมไปถึง การพัฒนาความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน การแก้ไขความขัดแย้งและสัญชาตญาณในการสร้างทีม
นักจัดการเอกสารได้ค่าจ้างเฉลี่ยเท่าไหร่?
ดิฉันขอยกข้อมูลค่าจ้างของนักจัดการเอกสารในสหรัฐอเมริกามา โดยค่าจ้างของนักจัดการเอกสารโดยเฉลี่ยต่อปีในสหรัฐอเมริกาคือ $ 87,342 หากคิดเป็นเงินไทยแล้ว จะเป็น 2,624,234.06 บาท ณ วันที่ 28 ธันวาคม 2020 แต่โดยทั่วไปแล้วช่วงนี้จะอยู่ระหว่าง 73,032 ถึง 99,240 ดอลลาร์ หรือคิดเป็นเงินไทยเท่ากับ 2,194,282.96 ถึง 2,981,715.42 บาท ค่าจ้างอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับปัจจัยสำคัญหลายประการ ได้แก่ การศึกษา ทักษะที่องค์กรต้องการ ประสบการณ์ของนักจัดการเอกสาร
นักจัดการเอกสารมีหน้าที่สำคัญต่อองค์การอย่างไร?
 |
| ที่มาภาพ : https://www.dreamstime.com/illustration/records-management.html |
เอกสารนั้นมีความสำคัญต่อองค์การมาก เพราะว่าเอกสารคือข้อมูล ข้อมูลนั้นถือว่าเป็นพื้นฐานในการสั่งการและการขับเคลื่อนให้แก่องค์การ อีกทั้งข้อมูลในเอกสารยังสามารถใช้ในการพัฒนาองค์การได้ เอกสารจึงถือว่าเป็นทรัพย์สินที่มีค่ามาก และควรที่จะมีการจัดการที่ดี มีระเบียบ มีประสิทธิภาพ โดยก็ต้องอาศัยผู้ชำนาญเฉพาะ อย่างนักจัดการเอกสารมาช่วยดูแลจัดการเอกสารในองค์การ เพื่อให้เอกสารในองค์การนั้นถูกจัดเก็บไว้ใช้งานอย่างเป็นระเบียบ และถูกดำเนินไปตามกระบวนการต่างๆอย่างมีประสิทธิภาพ
นักจัดการเอกสารน่าสนใจอย่างไรในปัจจุบัน
 |
| ทีมาภาพ : https://infoconsults.info/services/electronic-document-management-system-consultancy/ |
ในปัจจุบัน เป็นยุคที่มีการแข่งขันกันสูงมาก ข้อมูลจำเป็นต้องอัพเดทอยู่เสมอเพื่อนำมาพัฒนาองค์การ โดยจำเป็นต้องมีนัดจัดการเอกสารมาคอยจัดการข้อมูลเพื่อนำข้อมูลออกมาใช้ประโยชน์ต่อองค์การได้อย่างดีและมีประสิทธิภาพ และยังเป็นยุคที่มีการจัดการเอกสารต่างๆบนอินเทอร์เน็ต มีการใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์มาจัดเก็บเอกสาร องค์การหลายองค์การเริ่มหันมาใช้ระบบนี้ในการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งการจัดเก็บจัดการเอกสารแบบนี้จำเป็นต้องใช้นักจัดการเอกสารที่มีความสามารถด้านคอมพิวเตอร์มาดูแลจัดการเอกสารให้องค์การต่างๆ อีกทั้ง ยัง นักจัดการเอกสารจึงเป็นอาชีพที่น่าสนใจมากในปัจจุบัน
สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับอาชีพ นักจัดการเอกสาร ก็มีเพียงเท่านี้ค่ะนับว่าเป็นอีกหนึ่งอาชีพที่ควรมีการผลักดันให้เป้นที่นิยมในประเทศไทยให้มากกว่านี้ เพราะถือว่าเป็นอาชีพที่สำคัญมากต่อองค์การเลย หากผู้อ่านเกิดสนใจอยากรู้ข้อมูลเกี่ยวกับอาชีพนี้เพิ่มเติม สามารถค้นหาเพิ่มได้ทางอินเทอร์เน็ต ตามเว็บไซต์ต่างๆ ตามสะดวกเลยค่ะ วันนี้ดิฉันขอตัวลาไปกันแล้วพบกันใหม่นะคะ สวัสดีค่ะ
อ้างอิง
- Targetjobs.(ม.ป.ป.). RECORDS MANAGER: JOB DESCRIPTION [online]. สืบค้นจากhttps://targetjobs.co.uk/careers-advice/job-descriptions/278259-records-manager-job-description ( 13 มกราคม 2564)
- Jooble.(ม.ป.ป.). Records & Information Management Senior Manager [online]. สืบค้นจากhttps://jooble.org/desc/5695647116898438421?ckey=records+management+specialist&rgn=-1&pos=1&elckey=-7545617505352202698&p=1&sid=5527611648874358474&age=51&relb=175&brelb=115&bscr=6504.6006&scr=9898.305260869565&iid=-2247489274925689272 ( 13 มกราคม 2564)
- Indeed.(ม.ป.ป). Records Manager (*Restricted) [online]. สืบค้นจากhttps://www.indeed.com/viewjob?jk=4ec7bd78528aab5d&tk=1ertj7sq7o1gl800&from=serp&vjs=3 ( 13 มกราคม 2564)
- Salary.com.(ม.ป.ป.). Records Manager Salary in the United States [online]. สืบค้นจากhttps://www.salary.com/research/salary/benchmark/records-manager-salary ( 13 มกราคม 2564)